Condiciones Generales
Condiciones generales sobre protección de datos aplicables a todo tipo de contratos
Ámbito de aplicación de estas condiciones generales
Las presentes condiciones generales se aplican a la contratación de todo tipo de contratos relativos a productos, y/o servicios que ALERTA SA, acuerden con sus clientes, haciéndose constar así en los distintos documentos o anexos que se suscriban con las condiciones particulares aplicables para cada contrato o servicio.
ALERTA SA A48017875
Domicilio: C/ BERTENDONA, 6 1º A. 48008, BILBAO, VIZCAYA
En adelante para referirse a todas ellas: ALERTA.
Protección de datos de carácter personal
Mediante las presentes cláusulas se establecen las condiciones que habilitan a ALERTA para el tratamiento de datos personales que se deriva de la ejecución del contrato o de la prestación de servicio contratada con el cliente.
ALERTA tratará en la medida en la que la ejecución del contrato o la prestación del servicio, lo haga imprescindible, datos personales de los que es responsable el cliente. Estas condiciones generales, mencionadas en las condiciones particulares y aceptadas por el cliente se establecen para dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 12 de la LOPD, en los artículos 20 y 21 del RD 1720/2007, y en el 28 del Reglamento UE 2016/679 delimitando las obligaciones del responsable y del encargado de tratamiento.
El tratamiento que se efectúa consistirá en el servicio detallado en el contrato o presupuesto aceptado por el cliente.
El cliente como responsable de los tratamientos autoriza a ALERTA a tratar por su cuenta los datos de carácter personal contenidos en sus tratamientos en la medida que ello resulta necesario para prestar el servicio indicado.
Respecto de los datos indicados el ALERTA podrá tratarlos adoptando aquellas decisiones que sean necesarias para la prestación adecuada del servicio.
Identificación de la información afectada
Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto del encargo, el cliente responsable del tratamiento ha puesto a disposición de la entidad ALERTA, encargada del tratamiento, la información que se describe en las condiciones particulares, o en el presupuesto aceptado, sin que esta descripción sea exhaustiva ni excluya otros documentos relacionados
Obligaciones del cliente como responsable de tratamiento
Corresponden al cliente, como responsable de tratamiento, además de las establecidas en la normativa de protección de datos al menos las siguientes obligaciones:
A) Facilitar al encargado el acceso a los datos que forman parte de sus ficheros o entregárselos del modo que resulte oportuno para la correcta prestación del servicio.
B) Informar conforme a la normativa a los interesados cuyos datos sean objeto de tratamiento y haber obtenido de los mismos lícitamente su consentimiento expreso o contar con motivos legítimos y acreditables para el mismo.
C) Tener establecida la base legal que legitima el tratamiento.
D) Disponer de mecanismos sencillos para que los interesados puedan ejercitar sus derechos.
E) Contar con evaluaciones de riesgo, con un registro de los tratamientos y evaluaciones de impacto si fuera necesario por la naturaleza de los datos tratados.
F) Tener habilitadas las medidas de seguridad adecuadas para salvaguardar los datos en la transmisión de los datos al encargado.
G) Nombrar un delegado de protección de datos en los casos que fuera obligatorio y comunicar su identidad al encargado.
Obligaciones de ALERTA como encargado del tratamiento
El ALERTA se compromete a cumplir con lo dispuesto en la normativa europea y española de protección de datos y se obliga a:
INSTRUCCIONES USO Y COMUNICACIÓN DE LOS DATOS
ALERTA utilizará los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
Tratará los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento. Si ALERTA considera que alguna de las instrucciones infringe el Reglamento UE 2016/679D, la LOPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, informará inmediatamente al responsable.
ALERTA se compromete a no copiar ni reproducir la información facilitada por el responsable del tratamiento salvo cuando sea necesario su tratamiento para las finalidades previstas en el contrato.
ALERTA no comunicará los datos a terceras personas, salvo si cuenta con la autorización expresa del responsable del tratamiento, o en los casos previstos en la ley. La cesión a terceros subcontratados se regula en otro apartado de este mismo documento.
ALERTA guardará por tiempo indefinido secreto sobre los datos personales objeto de tratamiento. Esta obligación persiste tras la finalización del contrato.
MEDIDAS DE SEGURIDAD
ALERTA ha adoptado las medidas de seguridad adecuadas para salvaguardar la integridad de los datos a los que tiene acceso para la prestación de servicio, y evitar su alteración, perdida, acceso no autorizado. Del mismo modo las medidas adoptadas garantizan la confidencialidad, la integridad y disponibilidad de la información, así como la resiliencia permanente de los sistemas de tratamiento en caso de incidencia física o técnica. Las medidas con las que se cuenta de modo constante son las siguientes.
4.2.1. Soportes. Existe una relación actualizada de los soportes de almacenamiento, caso ser necesarios por el tipo de prestación o servicio contratado, y del personal del encargado con acceso a los mismos. Si se han de producir traslados de soportes ente las instalaciones de encargado y responsable o viceversa se utilizan sistemas de etiquetado sensible, cifrado, encriptado o protección por contraseña, usando en el transporte de todo tipo de soportes mecanismos que obstaculizan la apertura acceso o manipulación por personas no autorizadas.
4.2.2 Incidencias. Cualquier incidencia que afecte a los datos personales será comunicada de inmediato al responsable del tratamiento.
4.2.3. Copias de respaldo. Si la prestación de servicio contratada implica que los datos se almacenan en los sistemas de ALERTA existirá un procedimiento normalizado que garantice la realización de copias de seguridad, así como mecanismos de comprobación de la calidad de la misma con carácter periódico.
2.4. ALERTA cuenta con un sistema que verifica, evalúa y revisa de manera continua las medidas de seguridad.
PERSONAL
El número de personas que dependen de ALERTA, que trata los datos personales del responsable es limitado y conocido. Existe un listado actualizado de los trabajadores con acceso, que siempre son los imprescindibles para cumplir con el fin del contrato.
Todo el personal de ALERTA recibe formación periódica en materia de confidencialidad y protección de datos, conoce la normativa aplicable, sus obligaciones en la materia y las consecuencias del incumplimiento de la ley.
REGISTRO DE ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO
ALERTA, lleva por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable, y este contiene:
El nombre y los datos de contacto del encargado y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos.
Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable.
En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de los mismos y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49 apartado 1, párrafo segundo del RGPD, la documentación de garantías adecuadas.
Comunicación a otros encargados de tratamiento
ALERTA puede comunicar los datos a otros encargados del tratamiento del mismo responsable, de acuerdo con sus instrucciones. En este caso, el responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.
Si ALERTA, debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.
Subcontratación
No está permitida la subcontratación de las prestaciones que forman parte del objeto de este contrato que comporten el tratamiento de datos personales, salvo los servicios auxiliares necesarios para el normal funcionamiento de los servicios del encargado.
Si fuera necesario subcontratar algún tratamiento, este hecho se deberá comunicar previamente y por escrito al responsable del tratamiento con una antelación de DOS MESES, indicando los tratamientos que se pretende subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación podrá llevarse a cabo si el responsable no manifiesta su oposición en el plazo establecido.
El subcontratista, que también tendrá la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para ALERTA como encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el responsable. Corresponde a ALERTA como encargado inicial, regular la nueva relación de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad…) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, ALERTA como encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el responsable.
Derechos de los interesados
ALERTA, se compromete a asistir al responsable de tratamiento en la respuesta al ejercicio de los derechos de:
Acceso, rectificación, supresión y oposición
Limitación del tratamiento
Portabilidad de datos
No ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles)
Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, ante ALERTA, éste debe comunicarlo por correo electrónico a la dirección habitual del responsable. La comunicación se hará de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.
Notificación de violaciones de la seguridad de los datos
ALERTA como encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 72 horas, y a través de CORREO ELECTRÓNICO, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.
No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.
Si se dispone de ella se facilitará, como mínimo, la información siguiente:
a) Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
b) El nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
c) Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
d) Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
El responsable del tratamiento será quien deba de realizar las comunicaciones a la Agencia de Protección de datos o a los interesados.
Colaboración con el responsable
ALERTA se compromete a
a) Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
b) Apoyar al responsable del tratamiento en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.
c) Poner disposición del responsable del tratamiento toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.
d) Designar un delegado de protección de datos y comunicar su identidad y datos de contacto al responsable. Esta obligación solo existirá en los casos establecidos en la normativa
Finalización de la relación
Una vez cumplida la prestación, conforme a lo establecido en el contrato, ALERTA a elección del responsable del tratamiento procederá a:
Devolver al responsable del tratamiento los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde estos consten. La devolución comportará el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado
Entregar a otro encargado que designe por escrito el responsable del tratamiento, los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten. La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado.
Destruir los datos, una vez cumplida la prestación. Una vez destruidos, el encargado debe certificar su destrucción por escrito y debe entregar el certificado al responsable del tratamiento.
No obstante, ALERTA podrá conservar una copia, con los datos debidamente boqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: 19/05/2023
